Sistemas de Información desde una perspectiva funcional

En la clase anterior se estudiaron a grandes rasgos los Sistemas de Información, en esta ocasión se busca estrechar una relación entre los SI y los procesos de negocios de una empresa, de que forma los afecta, cual es su función, los tipos de SI empresariales y aquellos que abarcan de forma integral a la empresa...

• Procesos de Negocios y Sistemas de Información

Si suponemos una empresa, ésta se sostiene mediante una serie de actividades las cuales le permite contratar personal, realizar sus ventas, comprar materia prima, entre otras. Cada una de ellas puede ser considerada un proceso del negocio. Pero a su vez, contratar personal esta compuesto de varias actividades (Publicaciones, evaluación de cualidades, pruebas...), que también es considerado un proceso del negocio. Por lo tanto, podemos definir una empresa con un conjunto de procesos de negocio, que a su vez pueden estar conformados por procesos menores.

En la clase anterior se logró destacar que los Sistemas de Información buscan mejorar el funcionamiento de las empresas, y como ya se dijo que una empresa es un conjunto de procesos de negocio, es obvia la relación. 

La forma en que se realicen los procesos de negocio pueden definir el estado de la empresa, un alto nivel de eficiencia en sus actividades logra dar cierta ventaja ante un competidor menos eficiente. Si bien un Sistema de Información bien establecido puede afectar positivamente la eficiencia de una empresa, las TIC se han encargado de hacer los Sistemas de Información óptimos, aumentando su capacidad, su eficacia y la velocidad con la que logra procesar los datos, facilitando a la empresa la toma de decisiones, fomentando su desarrollo, generando ganancias.

• Tipos de Sistema de Información Empresarial

Existen dos perspectivas que debemos analizar para poder clasificar los SI empresariales:

• Sistemas de Información desde el punto de vista funcional.
• Sistemas de Información desde el punto de vista del usuario.

Sin embargo, el punto de vista del usuario ya fue abarcado en la clase pasada, por lo tanto solo definiremos el punto de vista funcional.

Funcional

En este caso encontraremos 4 categorías, cada una puede ser considerada un proceso del negocio.

Ventas y Marketing

Descomponiendo esta categoría, encontramos que el Marketing se encarga de la publicidad de los productos, del estudio sobre la necesidad de la población a la que va dirigida, de que forma llevarlo a la venta. Ventas se encarga de la comercialización del producto, del inventario, de los ingresos debido a las ventas.

Un Sistema de Información implementado en esta categoría permitiría reflejar un estudio comparativo de ventas, que pudiera ayudar a conocer los productos mas solicitados, en que población, con cuanta ganancia. Pudiera reflejar si en cierta temporada del año un producto no esta generando ganancias, si la competencia le esta quitando clientes. Facilitaría el acarreo de un inventario, dando a conocer que producto requiere de mas producción, en cual tienda se vende mas, entre otras... En caso de tener publicidad en una pagina web, pudiera conocer la cantidad de visitas, indicándole potenciales clientes. Agiliza muchos procesos, ahorra tiempo y costos, mejora el desempeño de la empresa.

Manufactura y Producción

Su función radica en la administración de las plantas de producción, el planteamiento de metas de producción e indicar si es necesario la creación de nuevas plantas.

La implementación de un SI facilitaría una forma de inventario general, en la cual se pudieran destacar las unidades surtidas, las que faltan por producir, cierto control de calidad. Permite un control de códigos de identificación para cada producto. Conocer si hace falta materia prima. 

Finanzas y Contabilidad


Se pudiera decir que Finanzas se encarga de administrar los activos de la empresa, de las inversiones, en general, del dinero de la empresa. Contabilidad se encarga del registro, clasificación y presentación de todas las transacciones financieras.

Los SI en esta categoría permiten dar proyecciones de las inversiones a largo plazo, llevar una nomina, una lista de cuentas por cobrar, un registro de las inversiones hechas.

Recursos Humanos

En pocas palabras son los encargados del suministro, registro y evaluación del recurso humano.

Un SI permitiría llevar un control de las habilidades de cada uno de sus empleados, su nivel de instrucción, sus capacidades. Incluso facilitaría registrar información general de cada uno de ellos. La información suministrada pudiera ser utilizada para decidir quienes serian los afectados en caso de necesitar un recorte de personal, o quien pudiera ser merecedor de un bono por su apoyo a la empresa, entre otros posibles usos.

• Sistemas que abarcan de forma integral la empresa

Sistemas Empresariales

Como ya se definieron, encontramos 4 categorías de SI empresariales, pero esto generó otro problema, el cual era la fragmentación de la información generada, ya que en una empresa que posea sucursales internacionales, pudieran poseer en cada una de las sucursales estos 4 sistemas, sin embargo en el momento de querer analizar la información obtenida de todas las sucursales obtendríamos cierto retraso debido al retardo en la recopilación de la información. 

Los Sistemas Empresariales se encargan de recopilar la información de manufactura y producción  finanzas y contabilidad, ventas y marketing y recursos humanos, para almacenarlos en una sola base de datos central, de forma que cada una de las sucursales pueda estar al tanto del estado general de la empresa al tener acceso a un estado consistente y actualizado de la base de datos.

 Sistemas de administración de la cadena de suministro

Si una empresa no sabe cuales son sus necesidades para la producción de sus productos, el requerimiento de sus clientes, su inventario, sus proveedores, sus decisiones serán prácticamente a ciegas, pudiendo elevar sus gatos innecesariamente, debido a malas decisiones.

Los Sistemas de administración de la cadena de suministro se encargan de manejar la información necesaria para lograr optimizar el tiempo y los gatos implicados desde la producción del producto hasta la entrega al cliente.

Sistemas de administración de las relaciones con el cliente

Probablemente muchos de nosotros al registrarse en una pagina web le han pedido que llene una especie de encuesta en la que le piden que seleccione los temas que le son de interés  esto con el fin de luego enviarle publicidad relacionada a sus gustos. Esto no es mas que un sistema que permite relacionarse de manera mas eficaz a cada uno de los clientes, clasificándolos y dándoles un trato un tanto mas "personalizado".

Sistemas de Administración del conocimiento

La forma en la que se genera un producto, la técnica de mercadeo, como llega al cliente son conocimientos propios de la empresa, le agregar valor a su apreciación. Y este sistema permite poner a disposición de quien lo necesite ese conocimiento, también se encarga de conectarse con fuentes externas a la empresa, de forma que el sistema puede encontrarse en constante crecimiento.